1ict: jouw moderne werkplek in de cloud.

Wat ict outsourcen jou oplevert

door Bas van Roon, 19 juni 2018

Boot - wat levert outsourcen op-1

Wat is outsourcen precies, levert het wel iets op en is het niet ontzettend duur? In gesprekken met klanten uit het mkb merken we soms dat er onduidelijkheden en zelfs spookverhalen bestaan over outsourcen. Dat is zonde, want outsourcing kan het mkb zoveel opleveren! Daarom leg ik in deze blogpost uit wat outsourcing echt betekent en waarom een organisatie dit juist wel zou moeten doen.

Outsourcen geeft grip

Ict-outsourcing is het uitbesteden van (delen van) je ict-beheer en -omgeving. Dit betekent concreet dat je bij een ander, gespecialiseerd bedrijf kennis en middelen op het gebied van ict inkoopt voor jouw bedrijf. Het idee hiervan is dat jouw organisatie optimaal gaat presteren op het gebied van ict, terwijl je zelf meer aandacht overhoudt voor de kernactiviteiten van je bedrijf.

Outsourcing geeft je grip op jouw ict-afdeling. Ik zie kleine bedrijven op ict-gebied vaak voornamelijk brandjes blussen. De interne ict’ers houden de operatie draaiende: een nieuwe laptop inspoelen, de printer repareren, de telefoon van de directeur instellen en de dag is weer voorbij. Er is hierdoor geen tijd voor projecten, systematische verbeteringen of kennisopbouw, laat staan voor het ontwikkelen van een visie. Als gevolg komen medewerkers met eigen devices, clouddiensten en apps om hun werk te vergemakkelijken. Al snel is dan onduidelijk op welke plekken de data van het bedrijf allemaal staat, laat staan wat je ermee kunt. Op deze manier heb je geen grip op je eigen ict-omgeving. Door de dagelijkse operatie uit te besteden aan een gespecialiseerde partij waarmee je concrete afspraken kunt maken, krijg je die grip wel.

Outsourcen maakt wendbaar

Wendbaarheid is een modewoord, maar het is wel belangrijk. Hoe snel kan jouw ict-afdeling inspelen op onverwachte veranderingen en externe omstandigheden? Een mkb-bedrijf kan zelf vaak niet zomaar tijdelijk opschalen in personeel op de ict-afdeling, terwijl dit soms wel nodig is. Bedrijven als OGD bij wie je jouw ict-omgeving uitbesteedt kunnen dit wel. Wij hebben altijd specialisten en projectleiders klaarstaan om tijdelijk voor jou aan de slag te gaan. Snel een nieuwe dienst inrichten of een upgrade uitvoeren is voor ons geen probleem; het is simpelweg het nakomen van een afspraak.

Daarnaast zorgt de inzet van clouddiensten ervoor dat je minder vastzit aan investeringen in eigen hardware. Samen met outsourcing kun je je bedrijf zo snel en gemakkelijk aanpassen aan de omstandigheden, wat jouw bedrijf wendbaar maakt.

Technologische ontwikkeling bijbenen

Voor de concurrentiepositie van jouw bedrijf is het belangrijk om de ict-omgeving up-to-date te houden. Hiervoor heb je specifieke kennis nodig. In de praktijk zie ik dat de meeste mkb-bedrijven deze kennis onvoldoende in huis hebben om goed in te spelen op technologische ontwikkelingen. Daarom kan het slim zijn deze via outsourcing in huis te halen met een gespecialiseerde partij. Je hebt er dan geen omkijken meer naar; experts houden jouw ict-omgeving continue up-to-date.

De technologie in de ict-sector maakt elke paar jaar grote veranderingen door. Dat tempo wordt alleen maar hoger en het wordt steeds moeilijker om oude en nieuwe technologie te combineren. Als ict niet de core business is van jouw bedrijf, kun je dit tempo onmogelijk bijbenen. Zelfs voor een ict-dienstverlener als OGD is dit een gezonde uitdaging. Bij OGD houden we bijvoorbeeld met 80 interne docenten continu ons kennisniveau op peil.

Outsourcen geeft ruimte voor innovatie

Het uitbesteden van bepaalde basistaken creëert tijd om bezig te zijn met wat ertoe doet: het laten groeien en bloeien van jouw business. Het is daarvoor op dit moment bijvoorbeeld heel belangrijk om in kaart te brengen over welke data je beschikt en wat je hiermee kunt.

Als de kwaliteit van de data in je CRM-applicatie goed is en je zorgt voor slimme rapportages, kun je allerlei processen verbeteren. Outsourcing zorgt ervoor dat jouw ict’ers tijd hebben voor dit soort innovatie, in plaats van dat zij hun tijd vullen met het verhelpen van storingen. Zo heeft jouw bedrijf tijd en ruimte om het verschil te maken: dat is waarom je outsourcet.

Voorbeelden van outsourcing en innovatie

Innovatie raak het mkb: ik sprak laatst iemand die de agrarische sector wil veranderen met een hippe tool die supply chain management mogelijk maakt. Alle partijen profiteren: de supermarkt krijgt grip op voedselveiligheid en dierenwelzijn, de slager kan beter plannen en de boer krijgt toegang tot andere financiering. Een ander voorbeeld: een ondernemer die zijn monteurs met iPads op pad stuurt. Na het werk stellen zij direct met de klant een factuur op. Het resultaat? Minder onbetaalde facturen en enorm verbeterde cashflowpositie.

En de kosten dan?

Outsourcing is voordelig, maar kosten zouden niet je primaire drijfveer moeten zijn. Alles zelf doen kan goedkoper zijn, mits de ontwikkelingen in je branche redelijk voorspelbaar zijn en je de juiste kennis aan je weet te binden. In de praktijk lukt dit binnen het mkb vaak niet. De nodige kennis is niet voldoende in huis en het los inschakelen van externe expertise is duur. In de praktijk zal outsourcing dan meestal voordeliger zijn. Daarnaast kun je bij een dienst als 1ict onbeperkt en flexibel op- en afschalen in wat je afneemt. Hierdoor betaal je alleen voor wat je gebruikt, wanneer je het gebruikt. En daar komt nog bij dat uitbesteden vaak resulteert in een hogere efficiëntie binnen jouw bedrijf. Dit kan juist voor een algehele kostenbesparing zorgen.

Waar je verder rekening mee moet houden

Het is goed om je verwachtingen van outsourcing reëel te houden: bij de zogenaamde ‘eerste generatie-outsourcing’ zijn de baten van uitbesteden geen laag hangend fruit. De ict-omgeving is vaak nog niet op het gewenste niveau en processen en procedures zijn afwezig. Er is geen goede documentatie en er is geen samenhang tussen lopende contracten, waardoor een vroegtijdige afschrijving soms noodzakelijk is. En de belangrijkste uitdaging: de mensen zijn het samenwerken met een externe partij niet gewend. Hoe leuk we ons ook opstellen, dat blijft in het begin een drempel. In dit stadium is het zowel voor de opdrachtgever als voor OGD vaak flink aanpakken. Maar juist als je dat doet, pluk je de vruchten van outsourcing.

 

Mijn advies bij outsourcing is dan ook: doe het goed en leg de lat hoog. Met ons vakmanschap professionaliseren we jouw kantoorautomatisering en ontstaat er tijd voor de zaken waarmee je binnen ict echt het verschil maakt: het optimaal inzetten van jouw data, processen en applicaties.

Meer weten over wat outsourcing voor jouw bedrijf kan beteken, of een keer koffie drinken met mij of mijn collega’s? Neem dan contact met ons op!

Bas van Roon is accountmanager Outsourcing bij OGD.

Ontvang de 1ict-infographic